UBO-register vanaf nu een feit

Michel Klompmaker

Het zat eraan te komen, al maanden, maar vanaf 27 september 2020 is het nu officieel. Het UBO-register voor vennootschappen en andere juridische entiteiten in Nederland is in werking getreden als onderdeel van het handelsregister. Bij inschrijving van nieuw opgerichte entiteiten in het handelsregister dienen de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van die entiteiten in het UBO-register te worden ingeschreven. Bestaande entiteiten hebben nog 18 maanden de tijd om hun UBO’s in te schrijven, ergo tot 27 maart 2022. Wat zijn de verschillen met de huidige wetgeving en wat kunnen de consequenties zijn? We legden ons oor te luister bij Maarten Buma, partner bij NautaDutilh die ons verder op weg hielp, waarvoor dank. 

Allereerst moet de vraag beantwoord worden wie als UBO moet worden aangemerkt. Onderstaand overzicht geeft voor enkele veelvoorkomende entiteiten aan wie in elk geval als UBO moet worden aangemerkt.

• BV’s en NV’s, met uitzondering van (i) beursvennootschappen die zijn onderworpen aan openbaarmakingsvereisten als bedoeld in de Europese transparantierichtlijn of vergelijkbare internationale standaarden, en (ii) directe en indirecte 100% dochtermaatschappen van deze beursvennootschappen;
• Stichtingen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen;
• Maatschappen, commanditaire vennootschappen (cv’s), vennootschappen onder firma (vof’s), Europees economische samenwerkingsverbanden (EESV’s) en rederijen; en
  Europese naamloze vennootschappen (SE’s) en Europese coöperatieve vennootschappen (SCE’s) met statutaire zetel in Nederland.

De volgende vraag is welke informatie van de UBO moet worden ingeschreven. Voor Nederland gelden de volgende regels:

• Volledige naam;
• Geboortemaand, geboortejaar, woonstaat en nationaliteit;
• Aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang (dit ziet enkel op aandelen, stemrechten of eigendomsbelang, in bandbreedtes van 25%);
• Geboortedag, geboorteplaats, geboorteland en woonadres;
• BSN / buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
• Afschriften van documenten op grond waarvan de voormelde persoonsgegevens zijn geverifieerd (bijvoorbeeld kopie paspoort);
• Afschriften van documenten waaruit de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang blijken.

De onder de eerste drie punten hierboven genoemde informatie is publiek toegankelijk. De overige informatie is vooralsnog alleen toegankelijk voor de Financiële inlichtingen eenheid en bepaalde bevoegde autoriteiten zoals De Nederlandsche Bank (DNB), de Autoriteit Financiële Markten (AFM), het Openbaar Ministerie en de Nationale Politie.

Met betrekking tot de laatste bullet volgt uit het Implementatiebesluit registratie dat uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten dat afschriften van de volgende categorieën documenten of relevante delen daarvan moeten worden gedeponeerd bij het handelsregister, voor zover daaruit de aard en omvang van het economisch belang van de betrokken UBO’s blijken:

• Aandeelhoudersregister;
• Statuten;
• Certificaathouderregister;
• Oprichtingsakte;
• Andere notariële akte;
• Ledenregister;
• Contract van oprichting;
• Inschrijving in het handelsregister;
• Organogram of overige relevante documenten over de aard en omvang van het gehouden economisch belang of documenten op grond waarvan de feitelijke zeggenschap kan worden uitgeoefend.

Op dit moment is nog niet exact duidelijk welke van de bovenstaande (gedeelten van) documenten ten minste moeten worden gedeponeerd ter onderbouwing van de aard en omvang van het economisch belang van een UBO. Naar verwachting zal de praktijk dit moeten uitwijzen. In enkele gevallen kan een gedeelte van de openbare gegevens worden afgeschermd tegen inzage door het publiek. Het gaat daarbij om de naam, de geboortemaand, het geboortejaar, de woonstaat en de nationaliteit van een UBO die minderjarig is, onder curatele of onder bewind is gesteld of in het buitenland handelingsonbekwaam is verklaard, of die op een lijst staat van personen die vanuit de overheid worden beveiligd. UBO’s die verwachten dat de openbaarheid van hun gegevens in het UBO-register een onevenredig risico oplevert, kunnen zich melden bij de politie of het Openbaar Ministerie. Die zullen per individueel geval beoordelen of er mogelijk sprake is van een zodanige voorstelbare dreiging dat beveiliging vanuit de overheid noodzakelijk is. Afscherming van de aard en omvang van het economisch belang van een UBO is niet mogelijk. Raadplegers van het UBO-register zijn verplicht zich te registreren en te identificeren en zij zijn een beperkte vergoeding voor inzage verschuldigd. De UBO’s kunnen inzicht krijgen in het aantal keer dat hun gegevens zijn verstrekt aan derden.

Verder zijn entiteiten verplicht om – naast de inschrijving van UBO-informatie bij het handelsregister – zelf toereikende, accurate en actuele informatie over hun UBO’s in te winnen en bij te houden. UBO’s zijn verplicht om alle noodzakelijke informatie te verschaffen. Niet-naleving van deze verplichtingen kan leiden tot bestuursrechtelijke en strafrechtelijke handhaving (onder andere een boete van maximaal €21.750, taakstraf of zelfs gevangenisstraf van maximaal zes maanden bij niet-opzettelijke overtreding en maximaal twee jaar bij opzettelijke overtreding).

Dit overzicht tot stand gekomen dankzij de medewerking van Maarten Buma, partner van NautaDutilh. Hij is bereikbaar via maarten.buma@nautadutilh.com