De MiFID II-richtlijn en de teksten die deze in Belgisch recht omzetten, voorzien in de verplichting voor gereglementeerde ondernemingen om (onder meer) de telefoongesprekken op te nemen waarin hun cliënten orders doorgeven. Die verplichting is onder andere bedoeld om te kunnen controleren of de onderneming haar verplichtingen ten aanzien van haar cliënten naleeft. Gelet op de uitzonderlijke situatie als gevolg van de COVID-19-epidemie, bestaat de kans dat het voor bepaalde ondernemingen, ondanks alle genomen maatregelen en voorzorgen, niet meer mogelijk is om die telefoongesprekken op te nemen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het geval waarin een groot aantal personeelsleden van de onderneming telewerkt.
In een verklaring van 20 maart 2020 heeft de Europese Autoriteit voor Effecten en Markten, afgekort ESMA, bepaald dat als het voor een gereglementeerde onderneming in deze uitzonderlijke situatie onmogelijk blijkt om die telefoongesprekken op te nemen, zij alternatieve maatregelen moet overwegen om de risico’s te beheren die voortvloeien uit het feit dat de telefoongesprekken niet kunnen worden opgenomen. De onderneming zou bijvoorbeeld een verslag van het telefoongesprek kunnen opstellen, na de cliënt er vooraf van op de hoogte te hebben gebracht dat het telefoongesprek niet kan worden opgenomen en dat in plaats daarvan een verslag zal worden opgesteld.
Een onderneming die in de onmogelijkheid zou verkeren om telefoongespreken op te nemen, en daarom voor alternatieve maatregelen zou opteren, zou haar toezicht op de telefonisch geplaatste orders moeten verscherpen. Daarnaast zou zij al het mogelijke moeten doen om het tijdelijke karakter van die alternatieve maatregelen te garanderen en om de telefoongesprekken waarin orders worden geplaatst, zo snel mogelijk weer op te nemen.
Die maatregelen in verband met de verplichting om telefoongesprekken op te nemen, doen geen afbreuk aan de nauwgezette toepassing van de gedragsregels tijdens deze periode die wordt gekenmerkt door erg volatiele markten.
Bron: FSMA
