Risicomanagement en corporate governance (Deel II)

Het proces van risicomanagement bestaat in veel modellen uit zes stappen: doelstelling vaststellen, risico’s identificeren, gevolgen inschatten, risico’s beoordelen, risico’s beheersen en monitoring. Deze stappen zijn gericht op de doelstelling van de organisatie. De doelstelling is datgene wat een organisatie wil bereiken, bijvoorbeeld het realiseren van omzetgroei, continuïteit, of het afronden van een project binnen een bepaalde begroting of termijn. In dit artikel worden de zeven voorstellen van de Commissie Van Manen onder de loep genomen. In deel I (zie related item onderaan dit artikel) bespraken we lange termijn waardecreatie en risicomanagement. De overig vijf genoemde aspecten komen nu in deel II van dit artikel aan bod.
3.Nieuwe accenten in effectief bestuur en toezicht
Een bestuur dat werkt met een executive committee houdt rekening met de checks and balances die onderdeel uitmaken van het two tier systeem. De raad van commissarissen houdt hier toezicht op en heeft daarbij specifiek aandacht voor de dynamiek tussen het bestuur en het executive committee en rapporteert hierover.  De raad van commissarissen stelt een diversiteitsbeleid op met betrekking tot de samenstelling van het bestuur en de raad van commissarissen waarin wordt ingegaan op relevante aspecten van diversiteit, zoals nationaliteit, leeftijd, geslacht en achtergrond inzake opleiding en beroepservaring. In de verklaring inzake corporate governance wordt het diversiteitsbeleid uitgebreid toegelicht.
Elke commissaris en elke bestuurder beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak. Elke commissaris dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt dat naar het oordeel van de raad is voldaan aan de eisen voor onafhankelijkheid geeft daarbij, indien van toepassing, aan welke commissaris(sen) de raad als niet-onafhankelijk beschouwt.
De voorzitter van de raad van commissarissen is geen voormalig bestuurder van de vennootschap en is onafhankelijk. Een bestuurder wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. Herbenoeming kan telkens voor een periode van maximaal vier jaar plaatsvinden en wordt tijdig voorbereid. Bij voorbereiding van de benoeming of herbenoeming worden de doelstellingen ten aanzien van diversiteit in overweging genomen.
Een commissaris wordt benoemd voor een periode van vier jaar en kan daarna eenmalig voor een periode van vier jaar worden herbenoemd. Slechts onder omstandigheden kan de commissaris nadien wederom worden herbenoemd voor een benoemingstermijn van twee jaar die daarna met maximaal twee jaar kan worden verlengd. De omstandigheden die daartoe aanleiding geven, worden toegelicht in het verslag van de raad van commissarissen. Bij benoeming of herbenoeming wordt de profielschets in acht genomen.  Een commissaris of bestuurder treedt tussentijds af bij onvoldoende functioneren, structurele onverenigbaarheid van belangen of wanneer dit anderszins naar het oordeel van de raad van commissarissen is geboden. Bij tussentijds aftreden van een bestuurder of commissaris brengt de vennootschap een persbericht uit waarin de reden voor vertrek wordt genoemd.
De raad van commissarissen draagt er zorg voor dat de vennootschap over een gedegen plan beschikt voor de opvolging van bestuurders en commissarissen, dat is gericht op het in balans houden van de benodigde deskundigheid en ervaring. Bij het opstellen van het plan wordt de profielschets van de raad van commissarissen in acht genomen. Tevens stelt de raad van commissarissen een rooster van aftreden vast om zoveel mogelijk te voorkomen dat commissarissen tegelijk aftreden.
De raad van commissarissen evalueert ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zijn eigen functioneren, het functioneren van de afzonderlijke commissies van de raad en dat van de individuele commissarissen, en bespreekt de conclusies die aan de evaluatie worden verbonden. Hierbij wordt aandacht aan een aantal nader benoemde aspecten besteed. De raad van commissarissen evalueert ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zowel het functioneren van het bestuur als collectief als dat van de individuele bestuurders en bespreekt de conclusies die aan de evaluatie worden verbonden, zulks mede in het licht van opvolging van bestuurders. Het verslag van de raad van commissarissen vermeld op welke wijze de evaluatie van de raad van commissarissen heeft plaatsgevonden alsmede op welke wijze de evaluatie van het bestuur en de individuele bestuurders heeft plaatsgevonden en wat er is of wordt gedaan met de conclusies van de evaluaties.
Bij een (voorgenomen) overnamebod op de aandelen in de vennootschap zorgen zowel het bestuur als de raad van commissarissen voor een zorgvuldige weging van alle betrokken belangen van de stakeholders en het voorkomen van belangenverstrengeling voor commissarissen. Het bestuur en de raad van commissarissen laten zich bij hun handelen leiden door het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.  Bij een (voorgenomen) overnamebod op aandelen en bij een openbaar bod op een bedrijfsonderdeel of een deelneming, waarvan het bod de waarde de in artikel 2:107a, lid 1, onderdeel c BW bedoelde grens overschrijdt, stellen het bestuur en de raad van commissarissen een speciale commissie in ter voorbereiding van de besluitvorming over het bod. De statutaire verantwoordelijkheden van bestuurders en commissarissen blijven onverlet.
4.Cultuur als onderdeel van de corporate governance
Het bestuur is verantwoordelijk voor het definiëren en van het naleven van een cultuur en een bijbehorende gedragscode die is gericht op lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming van alle betrokken. De raad van commissarissen houdt toezicht op de activiteiten van het bestuur en  stimuleren een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de  organisatie. In het bestuursverslag geeft het bestuur een toelichting op de wijze waarop invulling wordt gegeven aan een cultuur binnen de vennootschap die is gericht op lange termijn waardecreatie.
5. Beloningen: opgeschoond en vereenvoudigd
Het beloningsbeleid voor bestuurders, welke een verantwoordelijkheid is van de  raad van commissarissen, is eenvoudig en transparant en stimuleert lange termijn waardecreatie van de organisatie. Het beloningsbeleid zet bestuurders niet aan tot het nemen van risico’s die strijdig zijn met de geformuleerde strategie. Het beloningsbeleid specificeert de parameters op basis waarvan de vennootschap onder voorafgaand vastgestelde omstandigheden toegekende variabele beloningen kan terugvorderen of de hoogte neerwaarts kan bijstellen. De raad van commissarissen stelt de beloning van de individuele bestuurders vast, binnen de grenzen van het door de algemene vergadering van aandeelhouders vastgestelde beloningsbeleid. Ontoereikend functioneren wordt niet beloond. De raad van commissarissen doet aan de algemene vergadering van aandeelhouders een eenvoudig en transparant voorstel voor een passende eigen beloning. De beloning voor commissarissen stimuleert een adequate uitoefening van de functie en is niet direct afhankelijk van de resultaten van de vennootschap.
In het remuneratierapport legt de raad van commissarissen op een heldere en inzichtelijke wijze verantwoording af over het gevoerde beloningsbeleid. Het rapport wordt geplaatst op de website van de vennootschap. Dit rapport beschrijft op heldere en inzichtelijke wijze een aantal zaken rondom de remuneratie. Bestuurders en commissarissen die worden voorgedragen voor benoeming zijn aanwezig tijdens de algemene vergadering waar over hun voordacht wordt gestemd. Zij kunnen persoonlijk worden ondervraagd door aandeelhouders.
6. Relatie met aandeelhouders
Wanneer één of meer aandeelhouders het voornemen hebben de agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot wijziging van de strategie van de vennootschap, wordt het bestuur in de gelegenheid gesteld een redelijke termijn van maximaal 180 dagen in te roepen om hierop te reageren (de responstijd). Het bestuur en de raad van commissarissen dragen zorg voor een adequate informatieverschaffing en voorlichting aan de algemene vergadering. Informatie aan (de algemene vergadering van) aandeelhouders wordt beschikbaar gesteld.
7. Verduidelijking van eisen aan de kwaliteit van de uitleg
Naleving van de Code is gebaseerd op het ‘pas toe of leg uit’-principe. Aan afwijking wordt echter de voorwaarde gesteld dat de vennootschap in haar bestuursverslag of op de website een inhoudelijke en inzichtelijke uitleg geeft waarom aan een specifieke best practice bepaling niet is voldaan. Afwijkingen kunnen onder omstandigheden gerechtvaardigd zijn en dienen niet per definitie als inbreuk op de Code te worden beschouwd. Zowel aandeelhouders als het bestuur en de raad van commissarissen dienen open te staan om met elkaar in gesprek te gaan over de reden waarom een best practice bepaling niet is toegepast.
Het is aan de aandeelhouders om het bestuur en de raad van commissarissen over de naleving van de Code ter verantwoording te roepen. Vennootschappen en aandeelhouders hebben een gedeelde verantwoordelijkheid om zelfregulering volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe goed te laten werken zodat het een effectief alternatief kan vormen voor wetgeving.
De auteur, Evert J. Oosterhuis is een ervaren CFO en toezichthouder en heeft sterke professionele interesse in risicomanagement en corporate governance vraagstukken.