Frank Staelens
De prioriteit van de Nederlandse ondernemers is vandaag de dag de bestrijding van de gevolgen van de pandemie, begrijpelijk, maar als gevolg hiervan blijft er wel een sluipend gevaar onder de radar. We zitten namelijk in de klokkenluidersalarmfase één! De regering voorziet de omzetting van de nieuwe EU klokkenluidersregels in Nederlandse wetgeving tegen 17 december 2021. Onmiddellijk daarna wordt verwacht dat deze regels van toepassing zullen worden op private en publieke organisaties met meer dan 250 werknemers. Organisaties met minder dan 250 werknemers zullen twee extra jaren respijt krijgen, maar zij zullen daar ook aan onderworpen worden, met uitzondering van kleine bedrijven met minder dan 50 werknemers. De Europese en nationale beleidsmakers bekijken de nieuwe regels met als doel om een betere bescherming te bieden aan personen die misbruiken willen rapporteren. Dit is broodnodig want alhoewel 40% van alle misbruiken via tips wordt ontdekt, tonen publieke raadplegingen aan dat 80% van de Europeanen weigerachtig staat tegenover het geven van tips wegens gebrek aan bescherming. Tips rond misdrijven niet of niet tijdig binnenkrijgen is nadelig voor het algemeen belang en werkt ook concurrentieverstorend voor bedrijven. Dit initiatief kan dan ook alleen maar worden toegejuicht. Ik wil alle beleidsmakers wel aanbevelen om bij de invoering van nieuwe complexe rechten dit duidelijk en tijdig te communiceren en daarnaast ook stil te staan bij het risico van rechtsmisbruik.
Een nieuw recht dat binnenkort zal worden ingevoerd is het recht om vrij te kiezen tussen de interne rapportering van inbreuken op Europese regels binnen het bedrijf en de rechtstreekse rapportering ervan aan de bevoegde autoriteiten (Huis voor Klokkenluiders). Deze regel geldt voor iedereen met rapporteringsrechten, van werknemers over bedrijfsmanagement en bestuurders tot derde partijen zoals voormalige werknemers, aannemers en leveranciers. Bedrijven bekijken best op korte termijn hoe ze de ideale interne rapporteringsomstandigheden kunnen creëren voor alle partijen met rapporteringsrechten, zonder dit te kunnen forceren.
Compliance risico’s
Het grootste risico als gevolg van non-compliance is niet een mogelijke boete, maar eerder het reputatierisico. Niet alleen zullen alle partijen met rapporteringsrechten met volledige bescherming rechtstreeks aan de autoriteiten kunnen rapporteren, onder bepaalde omstandigheden van non-compliance zullen ze dit ook met volledige bescherming kunnen doen naar de pers en berichten op sociale media kunnen plaatsen.
Er is ook het recht op vertrouwelijke rapportering, wat betekent dat de klokkenluider op voorhand dient te weten aan wie hij zal rapporteren en dat de ontvanger van de vertrouwelijke informatie alleen verdere toegang kan geven aan andere interne of externe personen met de goedkeuring van de klokkenluider. Verder dient de opvolging volgens de principes van deugdelijk bestuur te gebeuren door ervaren en onpartijdige personen. De meeste Nederlandse ondernemingen zijn bij mijn weten vandaag nog niet op deze manier georganiseerd.
Klokkenluiders kunnen rapporteren op basis van redelijke vermoedens. Ze kunnen enkel voor foutieve rapportering worden aangepakt als voorbedachte rade kan worden aangetoond. Bedrijven daarentegen zullen te allen tijde moeten kunnen aantonen dat er geen verband bestaat tussen een genomen negatieve beslissing (geen salarisverhoging, het niet vernieuwen van een contract, ontslag, etc…) en het klokkenluiden. Deze omkering van bewijslast kan aanleiding geven tot hoge kosten voor bijkomend onderzoek. Hier is dus misbruik mogelijk via geënsceneerd klokkenluiden of met andere woorden het nog vlug indienen van een rapport als men op voorhand op de hoogte wordt gesteld van de negatieve beslissing om het de werkgever moeilijker te maken om deze negatieve beslissing te nemen. Om die reden is het ook belangrijk om te bekijken of het identiteitsmanagement van de klokkenluiders niet beter uitbesteed kan worden.
Een veilig rapporteringsplatform is een goed begin maar geen volledige oplossing. Ondernemingen doen er goed aan om procedures te ontwikkelen die een verdedigbare positie onderbouwen. Men kan er als onderneming maar beter van uitgaan dat beslissingen in klokkenluidersdossiers kunnen worden aangevochten. Iedere beslissing om een actie te ondernemen of niet te ondernemen kan in vraag worden gesteld door partijen met rapporteringsrechten of diegenen die hun belangen verdedigen, zoals advocaten en vakbonden. De uitwerking van een methodologie die voorziet in een consistentie klokkenluidersaanpak, van eerste reacties, inhoudelijke beoordeling, interne escalatie tot externe communicatie, wordt dan ook best op de radar van Nederlandse ondernemingen geplaatst in de tweede helft van dit jaar.
Frank is op 18 juni 2021 gastheer tijdens het webinar «EU klokkenluidersregels: van compliance naar beste praktijken voor deugdelijk bestuur» dat doorgaat in samenwerking met EQS, Freshfields, De Integriteitscoördinator en Whistleblowingmanagement.eu.
De auteur, Frank Staelens is de oprichter van Whistleblowingmanagement.eu. Op basis van 30 jaren werkervaring organiseert Frank brainstorming sessies en trainingen rond klokkenluidersmanagement.
