”Meldpunt 2.0”

Evert-Jan Lammers

Ik was als bezoeker aanwezig bij het Behavioral Risk Congres afgelopen 3 december in Amstelveen. Het thema was «Help, de klokkenluider verzuipt!» Met veel belangstelling heb ik de verschillenden bijdragen tot mij laten komen, zo ook de duo presentatie van Muel Kaptein en Jaap ten Wolde. Interne meldpunten zijn de afgelopen 25 jaar niet fundamenteel veranderd: “Je hebt de gelegenheid om vertrouwelijk een misstand te melden, maar je moet vrezen dat je wordt ontmaskerd, buitengesloten en in een caravan moet gaan wonen”. Interne meldpunten behoren tot de meest doeltreffende risicobeheersmaatregelen. Tegelijk blijven ze een onbekende en onbeminde management tool. Meldpunten zijn vandaag wel beter omkaderd, zoals door vertrouwenspersonen en compliance officers en aangevuld met externe meldpunten. Maar er is behoefte aan structurele verbetering van de meldpunten zelf.

Ik begin een overzichtje met de huidige generatie meldpunten.

Zwakte                                Wenselijk
Onveilig                                  Vertrouwelijk, anoniem, externe hosting, allegation escrow.
Ongenuanceerd                    Onderscheid integriteitskwesties, lichtere kwesties en suggesties.
Eenrichtingsverkeer            Melder kan anoniem chatten met meldpunt, en mag kiezen aan wie hij meldt.
Vrijblijvend                           Getuigen moeten melden. Meldingen onderzoeken. Terugkoppelen.
Gebruiksonvriendelijk        Systeem is goed vindbaar en toegankelijk, taalgebruik is eenvoudig.

Jaap ten Wolde (EMTRUST, rechts op de foto) en Muel Kaptein (KPMG, links op de foto) hebben onderzocht hoe we kunnen evolueren naar Meldpunt 2.0. Dit digitale platform met de werknaam Timtim moet de zwaktes van de huidige generatie meldpunten oplossen. Ze vroegen een reactie tijdens het Behavioral Risk Congres. Eerst van een panel (de Volksbank, Huis voor Klokkenluiders, De Nederlandsche Bank en een communicatiespecialist) en daarna van de zaal. Hun lezing van de zwaktes van de huidige generatie meldpunten kreeg bijval. Dat legde de basis voor een interessant debat, met diverse lichtpuntjes waardoor de huidige generatie meldpunten uit zijn eigen schaduw kan treden.

Meldpunt 2.0

Diverse organisaties maken al gebruik van een call center waarmee een melder kan bellen of appen. Het digitale platform kan parallel hieraan werken maar ook stand-alone. Het wordt gehost bij een ‘trusted third party’ zodat de organisatie zelf niet in het systeem kan gluren wie een bepaalde melding heeft gedaan. Melden kan zo niet alleen vertrouwelijk maar ook echt anoniem. Om onduidelijkheden te voorkomen, kan er digitaal worden gechat met het meldpunt, eveneens anoniem. En ook de andere veiligheidsproblemen laten zich digitaal oplossen. Ten slotte mag de melder kiezen waar zijn melding terecht komt: compliance officer, Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen, etc…

Jaap en Muel legden een tweede accent op toegankelijkheid en laagdrempeligheid. De melder moet gewend zijn om het platform te gebruiken nog voordat hij iets te melden heeft. Een breder systeem dus, waarin medewerkers ook lichtere kwesties kunnen uitwisselen, ideeën en tips kunnen doorgeven en gevoelige vragen kunnen stellen. Op haar beurt kan de leiding er bijvoorbeeld interne enquêtes mee houden, die anoniem kunnen worden beantwoord. En heb je ooit iets zwaars te melden, zoals een integriteitskwestie, dan ken je het systeem al, je vertrouwt het en je zult gemakkelijker beslissen om te melden.

De presentatie van Timtim en het daarna volgende debat over meldsystemen gaven stof tot nadenken en prikkelen – mij in ieder geval – tot actie.

De auteur Evert-Jan Lammers RA is partner bij EBBEN Partners.